Bij sommige Dynamische Aankoopsystemen wordt gevraagd om referenties op te geven. ‘Ja, dikke doei’, zul je misschien denken. Waarom zou ik dat doen? Nou, er zitten wat voordelen aan vast! Waarom referenties aanleveren bij een toelatingsverzoek van een Dynamisch Aankoopsysteem?
Dynamische Aankoopsystemen die om referenties vragen
Er zijn ongeveer 100 Dynamische Aankoopsystemen die om referenties vragen. Je ziet dit voornamelijk terug komen bij Dynamische Aankoopsystemen die gaan over de inkoop van producten, bijvoorbeeld:
- Gemeente Rotterdam: PV-systemen
- Ministerie van Defensie: ICT hardware hosting componenten & onderhoud
- De Dynamische Aankoopsystemen van DASmakkelijk gericht op ICT hardware voor onderwijsinstellingen
Ook bij Dynamische Aankoopsystemen die gaan over diensten wordt om referenties gevraagd, bijvoorbeeld:
- Gemeente Rotterdam: flexibele werkplekken en/of vergaderfaciliteiten
- Staatsbosbeheer: vastgoedadviesdiensten
- Waterschap Rivierenland: landschapsdiensten
Tenslotte wordt ook bij Dynamische Aankoopsystemen voor inhuur gevraagd om referenties, bijvoorbeed:
- Luchtverkeersleiding Nederland: externe inhuur
- Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe: externe inhuur
- Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond: inhuur projectmanagers
Eisen aan referenties
De Dynamische Aankoopsystemen geven richtlijnen waaraan de referenties moeten voldoen. Daarbij kun je denken aan:
- Ervaring / referenties in een bepaalde sector
- Ervaring / referenties voor meerjarige projecten
- Ervaring / referenties voor bepaalde omzetbedragen
Hoe moet je referenties aanleveren?
In sommige gevallen wordt door het Dynamisch Aankoopsysteem een format of template aangeboden dat ingevuld moet worden. In andere gevallen is het ‘vormvrij’, dat wil zeggen dat je zelf een structuur kunt bedenken om je referenties aan te leveren. Ons advies is om altijd het volgende (minimaal te vermelden):
- Naam van de organisatie
- Contactpersoon, incl. telefoonnummer en e-mailadres
- Soort opdracht
- Datum aanvang
- Datum beëindiging
- Omvang van de opdracht in euro’s
- Omschrijving van de opdracht, incl. geleverde resultaten
Ons advies is om altijd de referentie zelf te ondertekenen.
Wat gebeurt er met een referentie?
In onze ervaring eigenlijk niet zo veel. Uiteraard zijn we ook op menig DAS ingeschreven om te kijken wat er gebeurt, en voor alle DAS’en waar we een referentie hebben opgegeven, is de referentie niet benaderd. Het zou natuurlijk wel kunnen zijn dat de referentie wordt benaderd wanneer een opdracht daadwerkelijk gegund wordt.
Wat is er interessant aan DAS’en met een referentie-eis?
Dan spreken we ook weer uit eigen ervaring. We merken dat sommige klanten terughoudend zijn met het aanleveren van referenties. We verwachten dat dat over de hele linie is. Dat zou kunnen betekenen dat Dynamische Aankoopsystemen, waarvoor een referentie-eis geldt, minder ingeschreven leveranciers hebben. Dat betekent weer dat bij een offerteaanvraag via het Dynamisch Aankoopsysteem je kansen toenemen.
Hoe kan DAS-Service ondersteunen bij het opstellen van referenties?
Wij ondersteunen onze klanten zoveel als mogelijk om ingeschreven te raken op Dynamische Aankoopsystemen:
- We leveren de sjablonen aan
- We leveren een invulinstructie aan
- We adviseren hoe je je referentie het beste kunt opstellen, desnoods vullen wij het formulier in
Of te wel, maximale ontzorging!
Conclusie
Veel partijen zijn terughoudend met het aanleveren van referenties. Eigenlijk jammer, want we vermoeden dat je kansen op gunning van een opdracht daardoor juist toenemen. DAS-Service probeert zoveel als mogelijk te ontzorgen bij het opstellen van de referenties.
Met dank aan Miriam Heesen-Vriezekolk voor de inspiratie voor dit blog!