Interim opdrachten verkrijgen bij de overheid 

Als dienstverlenend bedrijf, consultancy bedrijf, recruitmentbureau of detacheerder bemiddel je en/of ben je afhankelijk van het plaatsen van professionals op opdrachten. Deze opdrachten verkrijg je meestal via sales, marketing, netwerken en acquisitie gericht op commerciële bedrijven.

De (semi)overheid bereik je zelden via deze acquisitiekanalen. Maar deze sector mag door de hoeveelheid en aard van de opdrachten zeker niet ontbreken in je acquisitiestrategie.

Om toegang te krijgen tot deze interim opdrachten bij de overheid moet je begrijpen hoe overheden inhuren. Wij vertellen je er alles over zodat je dit effectief kunt meenemen in je acquisitie.

 

Mini-aanbestedingen bij de overheid

Generieke aanbestedingen, zoals gepubliceerd worden op TenderNed, zijn je waarschijnlijk al bekend. Dit betreffen grotere opdrachten die voor veel bedrijven  niet eenvoudig bereikbaar zijn door de vereisten, tijdsinvestering en kans op gunning. Deze aanbestedingen zijn in het geval van inhuur van personeel meestal niet gericht op hoger opgeleid personeel.

Maar wist je dat er naast deze aanbestedingen maandelijks meer dan 1000 mini-aanbestedingen plaatsvinden? Dit zijn aanbestedingen voor externe inhuur van personeel via een Dynamisch aankoopsysteem (DAS). Langs deze weg worden jaarlijks duizenden (interim) opdrachten aanbesteed en gegund. Deze mini-aanbestedingen zijn bijna altijd gericht op inhuur van hoger opgeleide professionals op tijdelijke basis.

Inhuur overheid via Dynamische aankoopsystemen

Inhuur van hoger opgeleid of specialistisch personeel bij overheden vindt meestal plaats via deze Dynamische aankoopsystemen. Er zijn inmiddels meer dan 200 van deze systemen waarlangs de inhuur van flexibele arbeid bij gemeenten, provincies, waterschappen en vele andere publieke organisaties plaatsvindt.

Bekende Dynamische aankoopsystemen zijn:

Inhuur gemeenten 

  • Inhuur Gemeente Amsterdam
  • Inhuur Gemeente Rotterdam
  • Inhuur Gemeente Utrecht 

Inhuur provinciale overheid 

  • Inhuur Gelderland 
  • Inhuur Overijssel 

Inhuur (semi) publieke organisatie 

  • Inhuurdesk Politie 
  • Inhuurdesk NS 
  • Inhuur Stedin 

Deze inhuurdesks of -platforms en de 200 andere plaatsen voor inhuur zijn Dynamische aankoopsystemen (DAS). Een soort leveranciersportals. Om toegang te krijgen tot alle overheidsopdrachten voor inhuur van flexibele arbeid moet je je op deze systemen inschrijven en toegelaten worden. 

Bij DAS-Service hebben we alle Dynamische aankoopsystemen in beeld, helpen we bedrijven om geschikte en relevante Dynamische aankoopsystemen te vinden en verzorgen we het proces van inschrijven op deze systemen en beheer van documenten. In de DAS-Selector kun je alle Dynamische aankoopsystemen voor flexibele arbeid vinden. 

 

Wat is een Dynamisch aankoopsysteem (DAS) precies? 

Dynamische aankoopsystemen komen voort uit aanbestedingswetgeving. Bij een Dynamisch aankoopsysteem is er sprake van een mini-aanbesteding of een mini-competitie voor leveranciers en zzp’ers zijn toegelaten tot het Dynamisch Aankoopsysteem. Een Dynamisch aankoopsysteem is daarmee eigenlijk een soort inkoopportaal, een digitale marktplaats 

Wanneer je bent toegelaten als zzp’er of leverancier tot een Dynamisch aankoopsysteem krijg je direct toegang tot offerteaanvragen waar je direct op kan reageren. Deze offerteaanvragen zijn meestal alleen zichtbaar wanneer je in het Dynamisch aankoopsysteem bent toegelaten. Ze worden niet nog eens elders, zoals bijvoorbeeld op TenderNed, gepubliceerd. 

Welke Dynamische aankoopsystemen zijn er? 

In Nederland zijn er meer dan 300 Dynamische aankoopsystemen. Die kun je opdelen in drie groepen, Dynamische aankoopsystemen voor: 

  • inhuur van tijdelijk (hoog opgeleid) personeel (flexibele arbeid). Dit wordt ook wel een marktplaats externe inhuur of inhuur overheid genoemd. Voorbeelden zijn externe inhuur Gemeente Amsterdam of de Inhuurdesk van de Politie. 
  • inkoop van diensten (bijv. touringcar vervoer of schoonmaken) 
  • inkoop van producten (bijv. computers of strooizout) 

De DAS-Selector van DAS-Service geeft het overzicht van alle Dynamische aankoopsystemen in Nederland. 

Hoe word je toegelaten tot een Dynamisch aankoopsysteem? 

Voor elk DAS moet je je als leverancier of zzp’er afzonderlijk inschrijven en kwalificeren. Om toegelaten te worden tot een Dynamisch Aankoopsysteem – of te wel, om rechtstreeks zaken te kunnen doen met opdrachtgevers – moet je voldoen aan de toelatingseisen voor leveranciers. Dit betekent dat je vaak het volgende moet doen: 

  • Papierwerk invullen, zoals het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) 
  • Officiële verklaringen aanleveren, zoals de Gedragsverklaring aanbesteden (GVA) of de Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen 
  • Referenties aanleveren 
  • Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel aanleveren
  • Bewijs van bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanleveren 

De toelatingseisen verschillen per Dynamisch aankoopsysteem. 

Nadat al het papierwerk en de verklaringen zijn gecontroleerd en akkoord bevonden door de organisatie, die het Dynamisch aankoopsysteem in gebruik heeft, word je toegelaten. Je kunt dan reageren op offerteaanvragen en opdrachten.  

Klopt er iets niet, dan word je afgewezen en moet je opnieuw door de toelatingsprocedure. 

DAS-Service weet voor elk Dynamisch aankoopsysteem wat de toelatingseisen zijn. Voor klanten verzorgen wij het volledige proces van toelating. In de DAS-Selector vind je alle Dynamische aankoopsystemen met de daarbij behorende specifieke doeleinden. 

Hoe reageer je op offerteaanvragen / opdrachten in het DAS? 

Wanneer er een offerteaanvraag (ook wel mini-competitie) wordt gepubliceerd, dan heb je een bepaalde hoeveelheid tijd om een bieding uit te brengen. Bij de bieding draait het om vier elementen: 

  • Actualiteit van het papierwerk. Is je Kamer van Koophandel uittreksel, dat je hebt geupload, ouder dan 6 maanden? Dan ben je ‘knock-out’: of te wel, je aanbieding wordt niet in behandeling genomen. 
  • Eisen. Hier moet je simpelweg aan voldoen. Voldoe je niet aan een eis? Dan is dat ook een knock-out en wordt je aanbieding niet in behandeling genomen. 
  • Wensen. Hier moet je zo hoog mogelijk scoren.
  • Tarief. Hoe lager je prijs, hoe meer punten je krijgt. 

Wanneer de termijn van de biedingen is gesloten, dan worden de biedingen gescoord door het Dynamisch Aankoopsysteem. Volgens een ingewikkelde berekening op basis van de scores van wensen en tarief wordt bepaald wie de (mogelijk) winnende kandidaat is. Eventueel vindt er dan nog een verificatiegesprek plaats. 

In geval van inhuur van tijdelijke arbeid zijn meestal in het verificatiegesprek nog punten te verdienen zijn. 

Wanneer je als zzp’er bent toegelaten tot een Dynamisch Aankoopsysteem, dan kun je jezelf rechtstreeks aanbieden op opdrachten. Leveranciers bieden medewerkers aan op opdrachten. Het aantal medewerkers dat een enkele leverancier kan voordragen is meestal beperkt. 

Vaak moet je eerst als leverancier toegelaten zijn om op een DAS opdracht te kunnen reageren. Vindt jouw inschrijving plaats na publicatie van een opdracht dan kun je meestal niet reageren op die opdracht. Het is dus van belang om reeds ingeschreven te staan op relevante Dynamische aankoopsystemen om überhaupt in aanmerking te komen voor opdrachten. 

DAS-Service verzorgt de inschrijvingen en beheer van Dynamische aankoopsystemen. Zo zorgen we dat voor onze klanten inschrijvingen en vereiste documenten altijd actueel zijn. Daardoor kun jij je focussen op het reageren op relevante opdrachten. 

DAS-Service ontzorgt

Bij DAS-Service helpen we jou om optimaal gebruik te maken van de kansen die Dynamische aankoopsystemen bieden.

  • Selecteren van de meeste relevante Dynamische aankoopsystemen voor jouw bedrijf.
  • Verzorgen van papierwerk. Juist invullen en verzamelen van al het benodigde papierwerk. En het up-to-date houden van het papierwerk.
  • Indienen van toelatingsverzoeken.
  • Monitoren en notificeren van wijzigingen en nieuwe Dynamische aankoopsystemen.

Wil je weten hoe wij je verder kunnen helpen? Neem contact met ons op of vind direct relevante Dynamische aankoopsystemen in de DAS-Selector en word ingeschreven.