De voordelen van het inschrijven op een Dynamisch Aankoopsysteem, een inkoopportaal van een aanbestedingsplichtige organisatie, zijn groot. Je doet immers rechtstreeks zaken met de opdrachtgever zonder tussenkomst. Laag financieel risico, grotere marge, betere gunkansen en geen voorselectie door een tussenpartij.
Maar voordat je zaken mag doen op een Dynamisch Aankoopsysteem moet je voldoen aan de toelatingseisen. En die toelatingseisen variëren nogal. Het grootste struikelblok zijn referenties. Hoe moet je daarmee om gaan?
Toelatingseisen van een Dynamisch Aankoopsysteem
Alle Dynamische Aankoopsystemen kennen toelatingseisen. In alle gevallen is dat het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, afgekort UEA. Dat is een soort eigen verklaring waarin je aangeeft dat je onderneming geschikt is om toegelaten te worden tot het Dynamisch Aankoopsysteem.
Vervolgens kan het Dynamisch Aankoopsysteem van je vragen om dat te onderbouwen:
- Dat je bedrijf bestaat: een uittreksel van de Kamer van Koophandel
- Dat je nooit hebt gerommeld met aanbestedingen: de Gedragsverklaring Aanbesteden
- Dat je netjes je belastingen hebt betaald: de Verklaring Betalingsgedrag Nakomen Fiscale Verplichtingen
Daarnaast kan door het Dynamisch Aankoopsysteem nog aanvullende eisen worden gesteld die zijn beschreven in het selectiedocument, de meest recente polis van je bedrijfs- of beroepsaansprakelijkheidsverzekering en dus ook referenties.
Referenties
Sommige Dynamische Aankoopsystemen vragen om één of meerdere referenties. Dit bestaat vaak uit de volgende elementen:
- Naam van de opdrachtgever incl. contactpersoon en contactgegevens
- Omschrijving van de opdracht
- Waarde van de opdracht
- Looptijd van de opdracht
Daarbij verstrekt het Dynamisch Aankoopsysteem een template dat ingevuld moet worden en richtlijnen waaraan de referentie moet voldoen. In een enkel geval moeten ook één of meerdere cv’s worden aangeleverd.
Wat doet een Dynamisch Aankoopsysteem met de referentie?
De aanbestedende organisatie neemt de referentie door en beoordeelt of de referentie overeen komt met de eisen. Indien daar twijfels over zijn, dan kan contact worden gezocht met de referent óf kan verzocht worden om aanvullende informatie.
Opgeven van een referenties als kans
Bij DAS-Service zien we dat inschrijvingen op Dynamische Aankoopsystemen soms blijven liggen doordat referenties niet worden aangeleverd. Ook andere partijen worstelen hier ongetwijfeld mee en besluiten dan om geen referentie aan te leveren. Hierdoor zal het aantal ingeschreven partijen op het Dynamisch Aankoopsysteem beduidend lager zijn dan een Dynamisch Aankoopsysteem zónder referentie-eis.
En hier ligt een kans. Hoe minder partijen op een Dynamisch Aankoopsysteem zijn ingeschreven, hoe minder reacties er zullen komen op een nadere uitvraag vanuit het Dynamisch Aankoopsysteem. En dat vergroot natuurlijk de kansen op gunning!
Hulp bij het aanleveren van referenties
Bij DAS-Service bieden we onze klanten optioneel ondersteuning ten aanzien van het opstellen van referenties. Zo kunnen we bijvoorbeeld adviseren over de vorm en de stijl van de referentie. Vaak voeren we een kort gesprek, stellen een voorbeeld tekst op en leggen die ter goedkeuring voor. Indien akkoord, dan dienen we de referentie tezamen met het toelatingsverzoek in.