Wanneer je je wilt inschrijven op een Dynamisch AankoopSysteem (DAS), dan word je gevraagd om verschillende papier en documenten in te leveren. Het fijne is dat je deze documenten eenmalig aanlevert, zodat je “goedgekeurd” kan worden als leverancier. Na deze toelating, ontvang je per mail interessante uitvragen.

Sommige opdrachtgevers kiezen ervoor om periodiek om nieuwe documentatie te vragen. Dit doen zij omdat de situatie van je organisatie kan veranderen, bijvoorbeeld door een verandering in je bedrijfsstructuur.

Wil jij ook profiteren van een stroom aan interessante uitvragen uit DAS’en? Op basis van onze ervaring sommen wij de 3 belangrijkste aandachtspunten voor je op.

Maak je leveranciersdossiers compleet

Elke opdrachtgever mag zelf bepalen welke documenten zij nodig hebben. Maar er zijn een aantal documenten die veel opdrachtgevers van je zullen vragen:

• • Uniform Europees Aanbestedingsdocument – dit uitgebreide formulier wordt gebruikt om aan te tonen dat je voldoet aan de eisen om je in te schrijven

• • Verklaringen van de belastingdienst – via deze documenten kan een organisatie bepalen of jij je belastingzaken op orde hebt.

• • Gedragsverklaring aanbesteden – dit document is een bewijs dat je mag aanbesteden

• • Uittrekstel van het handelsregister – naast algemene bedrijfsinformatie, staat hierin ook vaak wie er gemachtigd is om te tekenen bij inschrijving

Sommige opdrachtgevers gaan dus verder en zullen vragen om extra documenten of gespecialiseerde certificaten en documenten. Je kunt hierbij denken aan:

• • SNA-keurmerk

• • Normen zoals ISO9001

• • Referenties van projecten in het expertisegebied of CV’s van kandidaten met de juiste specialisaties en ervaringen

Tip! Wanneer je de inschrijvingen op DAS’en door ons laat verzorgen, kunnen wij je helpen bij het verzamelen van alle relevante documenten en verklaringen.

 

Houd je leveranciersdossiers up to date

Hier houd het niet op. We merken dat DAS’en steeds strenger worden. Sommige DAS’en eisen dat je periodiek nieuwe uittreksels van het handelsregister upload, of nieuwe verklaringen aanvraagt en indient.

Wees gewaarschuwd, bij veel van deze DAS’en moet je zelf de “houdbaarheidsdatum” van je verklaringen monitoren! Je ontvangt dus geen notificatie wanneer je verklaring “verjaard” is.

De nieuwe verklaringen upload je via hetzelfde portaal als waar je je eerder hebt ingeschreven. Om deze nieuwe verklaringen in te dienen, wordt er soms ge-eist dat je je inschrijving terugtrekt en opnieuw indient. Het is dan alsof je de inschrijving opnieuw moet doen. Helaas ben je dan dus ook tijdelijk uitgeschreven.

Het is dus belangrijk om continue je DAS inschrijvingen in de gaten te houden en bij te houden wat de status is van de verklaringen die je hebt ingediend voor deze inschrijvingen.

Bij DAS-Service helpen we je graag met de initiële inschrijving, maar houden we ook continue de leveranciersdossiers voor je bij zodat je verklaring tijdig “ververst” worden. Wij noemen dit DAS-Beheer.

Bescherm je gegevens

Je gaat je via de DAS-portalen inschrijven op het DAS, maar ook mogelijk kandidaten aanbieden. Dit betekent dat je op deze portalen veel bedrijfs- en persoonsgegevens gaat verwerken. Zorg daarom dat je veilige wachtwoorden gebruikt. Een wachtwoordkluis kan je hier bij helpen.

Het is bovendien wel handig om te zorgen dat alle betrokkenen (bijvoorbeeld de administratieve afdeling die de inschrijving doet, recruiters die kandidaten aanbieden en de financiële administratie) gemakkelijk kunnen inloggen. Via een wachtwoordkluis kun je de inloggegevens veilig en efficiënt met alle collega’s delen.

Ben je op zoek naar meer uitleg over Dynamische Aankoopsystemen? Lees dan ook eens DAS-en voor beginners.