Bij sommige Dynamische Aankoopsystemen wordt gevraagd om referenties op te geven. Dit lijkt misschien onnodig veel werk. Waarom zou je dat doen? Er zijn meerdere redenen om dit juist WEL te doen. Waarom zou je deze extra moeite doen voor een referentie voor Dynamisch Aankoopsysteem? Kun je je niet beter richten op andere inschrijvingen dan?

Veel partijen zijn terughoudend met het aanleveren van referenties. Zonde! Onze ervaring leert dat je kansen op gunning van een opdracht daardoor juist toenemen. DAS-Service helpt je graag bij de inschrijving en bij het opstellen van de referenties.

Dynamische Aankoopsystemen die om referenties vragen

Er zijn ongeveer 100 Dynamische Aankoopsystemen die om referenties vragen. Je ziet dit voornamelijk terug komen bij Dynamische Aankoopsystemen die gaan over de inkoop van producten, bijvoorbeeld:

• Gemeente Rotterdam: PV-systemen

• Ministerie van Defensie: ICT hardware hosting componenten & onderhoud

• De Dynamische Aankoopsystemen van DASmakkelijk gericht op ICT hardware of schoolmeubilair voor onderwijsinstellingen

Ook bij Dynamische Aankoopsystemen die gaan over diensten wordt om referenties gevraagd, bijvoorbeeld:

• Gemeente Rotterdam: flexibele werkplekken en/of vergaderfaciliteiten
• Staatsbosbeheer: vastgoedadviesdiensten
• Waterschap Rivierenland: landschapsdiensten

Tenslotte wordt ook bij Dynamische Aankoopsystemen voor inhuur gevraagd om referenties, bijvoorbeed:

• Luchtverkeersleiding Nederland: externe inhuur
• Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe: externe inhuur
• Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond: inhuur projectmanagers

•  

Eisen aan referenties

De Dynamische Aankoopsystemen geven richtlijnen waaraan de referenties moeten voldoen. Daarbij kun je denken aan:

• Ervaring / referenties in een bepaalde sector

• Ervaring / referenties voor meerjarige projecten

• Ervaring / referenties voor bepaalde omzetbedragen

Hoe moet je referenties aanleveren?

In sommige gevallen wordt door een format of template voor de referentie voor het dynamisch aankoopsysteem aangeboden dat ingevuld moet worden. In andere gevallen is het ‘vormvrij’, dat wil zeggen dat je zelf een structuur kunt bedenken om je referenties aan te leveren. Ons advies is om altijd het volgende (minimaal te vermelden):

• Naam van de organisatie

• Contactpersoon, incl. telefoonnummer en e-mailadres

• Soort opdracht

• Datum aanvang

• Datum beëindiging

• Omvang van de opdracht in euro’s

• Omschrijving van de opdracht, incl. geleverde resultaten

Ons advies is om altijd de referentie zelf te ondertekenen.

Wat gebeurt er met een referentie?

In onze ervaring eigenlijk niet zo veel. DAS Service fasciliteert vele inschrijvingen, ook op DAS’en waar referenties worden gevraagd. Voor al deze DAS’en, is de referentie niet benaderd. Het zou natuurlijk wel kunnen zijn dat de referentie wordt benaderd wanneer een opdracht daadwerkelijk gegund wordt.

Wat is er interessant aan DAS’en met een referentie-eis?

Dan spreken we ook weer uit eigen ervaring. We merken dat leveranciers regelmatig terughoudend zijn met het aanleveren van referenties. Dit  betekent dat Dynamische Aankoopsystemen, waarvoor een referentie-eis geldt, minder ingeschreven leveranciers hebben. Dat betekent weer dat bij een offerteaanvraag via het Dynamisch Aankoopsysteem je kansen toenemen.

Hoe kan DAS-Service ondersteunen bij het opstellen van referenties?

Wij ondersteunen onze klanten zoveel als mogelijk om ingeschreven te raken op Dynamische Aankoopsystemen:

• We leveren de sjablonen aan

• We leveren een invulinstructie aan

• We adviseren hoe je je referentie het beste kunt opstellen, desnoods vullen wij het formulier in

Of te wel, maximale ontzorging! Wil je ook gebruik maken van deze service? Laat DAS-Service je inschrijvingen regelen, of zelfs beheren. Vraag deze aan via onze DAS-Selector.

Met dank aan Miriam Heesen-Vriezekolk voor de inspiratie voor dit blog!