Bij alle organisaties bestaat de behoefte om in te kopen: ze willen tijdelijk expertise inhuren of willen producten inkopen. Maar (semi)overheden mogen, vanaf bepaalde opdrachtwaarden, niet zomaar een opdracht aan één leverancier gunnen. Om alle geïnteresseerde partijen de gelegenheid te geven om een offerte uit te kunnen brengen, kunnen ze gebruik maken van een zogenaamd Dynamisch Aankoopsysteem. In dit blog gaan we in op he Dynamisch Aankoopsysteem als virtuele marktplaats? En wat heb je eraan als leverancier?
(Semi)overheden moeten aanbesteden
Alle landen in Europa hebben afspraken gemaakt over eerlijke kansen voor het bedrijfsleven bij het zakendoen met (semi)overheden. Dat noemen we de aanbestedingswet. Vanuit de wet zijn er verschillende manieren voor (semi)overheden om hun inkopen te doen. Heel kort samengevat:
- Enkelvoudig onderhands: blijf je als (semi)overheid beneden een bepaald bedrag, vaak 30.000 euro, dan mag je direct met één leverancier zaken doen. Je hoeft dan geen andere marktpartijen om offerte te vragen. Heel handig als je een afscheidsreceptie of zo wilt organiseren.
- Meervoudig onderhands: je vraagt bij minimaal 3, maximaal 5 leveranciers een offerte op. Degene met de EMVI (economisch meest voordelige inschrijving), die krijgt de gunning. Een meervoudig onderhandse aanbesteding gaat vanaf het drempelbedrag van de enkelvoudig onderhandse aanbesteding. Het maximum is vaak gekoppeld aan hetgeen ingekocht wordt.
- Europese aanbesteding: hierbij wordt er een officiële aankondiging gedaan waarbij alle partijen de gelegenheid krijgen om offerte uit te brengen. Ook hiervoor geldt dat degene, die de beste prijs-kwaliteit verhouding levert, wint.
Meer informatie over deze aanbestedingsconstructen is te vinden bij Pianoo, het expertisebureau voor aanbesteden van de Rijksoverheid.
Heel belangrijk is dat je bij zo’n aanbesteding heel duidelijk moet specificeren wat je exacte inkoopbehoefte is. Maar.. Wat nou als een (semi)overheidsorganisatie nog niet precies weet hoeveel computers ze daadwerkelijk nodig gaan hebben het komende jaar of welke expertise ze precies willen inhuren? Daarvoor kunnen ze een Dynamisch Aankoopsysteem opzetten.
Een Dynamisch Aankoopsysteem valt overigens ook onder het Europees aanbestedingsrecht. Vandaar dat je moet voldoen aan allerlei eisen. Een belangrijk kenmerk daarbij is dat je toegelaten moet worden. Dat zullen we hieronder verder toelichten. Zie hier voor de Nederlandse toelichting bij Pianoo, en hier voor de Europese wetgeving.
Dynamisch Aankoopsysteem: een virtuele marktplaats
Een Dynamisch Aankoopsysteem kun je zien als een virtuele marktplaats. Een plaats waar vraag en aanbod elkaar ontmoeten. De inkopende organisatie plaatst een uitvraag, bijvoorbeeld voor de aankoop van computers of voor de inhuur van een juridisch medewerker. Jij kunt daar direct op reageren. Dit wordt ook wel een mini-aanbesteding of mini-competitie genoemd.
Maar voordat je kunt reageren op een uitvraag, moet je toegang krijgen tot de virtuele marktplaats. Deze toegang krijg je door je te kwalificeren. Met andere woorden: je moet eerst worden toegelaten tot de marktplaats. Je moet aantonen dat jij geschikt genoeg bent om te kunnen reageren op uitvragen. Vaak is dat een kwestie van het aanleveren van een heleboel papierwerk.
Op deze manier kunnen dus alle mogelijke leveranciers, die aan de eisen voldoen, zich aanmelden. Mits een leverancier aan de eisen voldoet, moet de aanbestedende dienst je toelaten. Gelijke kansen voor iedereen dus.
In Nederland zijn ongeveer 400 Dynamische Aankoopsystemen. In totaal maken er bijna 800 organisaties gebruik van zo’n systeem. Sommige organisaties hebben de krachten gebundeld en werken met één Dynamisch Aankoopsysteem.
Wil je weten welke Dynamische Aankoopsystemen voor jou geschikt zijn? Je kunt ze allemaal bekijken in de DAS-Selector. Wil je een op maat gemaakt advies hebben? Bestel dan de Quickscan.
Conclusie
Een Dynamisch Aankoopsysteem wordt door overheden gebruikt om iedereen een gelijke kans te geven op gunning van de opdracht. Maar voordat je kunt reageren op een uitvraag moet je zijn toegelaten.