Een veelgehoorde kritiek op Dynamische Aankoopsystemen is dat opdrachtgevers het Dynamisch Aankoopsysteem gebruiken om mensen op een ‘warme stoel’ te krijgen. En in sommige gevallen is die kritiek terecht. Vandaar dit blog met 3 manieren om een warme stoel te herkennen op Dynamische Aankoopsystemen.
Wat is een warme stoel?
Een warme stoel is een opdracht die eigenlijk al gegund is. Het proces volgen via het Dynamisch Aankoopsysteem is dan slechts een formaliteit.
Een voorbeeld. Karin is een communicatieadviseur. Een voormalige manager werkt bij een overheidsorganisatie en heeft hele goede ervaringen met haar. De voormalig manager wil haar weer opnieuw inhuren, maar moet daarvoor wel het formele inkooptraject in. Zo is dat nou eenmaal geregeld. Karin schrijft zich in op het Dynamisch Aankoopsysteem, reageert op de opdracht en ‘verrassing-verrassing’, zij komt als winnaar uit de bus!
Dynamisch Aankoopsysteem versus de warme stoel
Warme stoelen, daar is een Dynamisch Aankoopsysteem natuurlijk niet voor bedoeld. Het Dynamisch Aankoopsysteem is juist ingericht om iedereen gelijke kansen te bieden. Iedereen die op het Dynamisch Aankoopsysteem is ingeschreven, mag reageren op de opdracht.
En dat doen er veel. Veel leveranciers, freelancers en ondernemers besteden veel tijd en moeite aan het op maat maken van het CV en het schrijven van een motivatie.
Omdat deze praktijk van ‘warme stoelen’ nou eenmaal een feit is, is het belangrijk om warme stoelen te herkennen.
3 manieren om warme stoelen te herkennen op Dynamische Aankoopsystemen
Hieronder volgen 3 manieren om warme stoelen te herkennen op Dynamische Aankoopsystemen.
- Rare combinaties van eisen en wensen. Zoals je wellicht weet, draait een Dynamisch Aankoopsystemen om het voldoen aan de eisen, het zo goed mogelijk voldoen aan de wensen en het uurtarief. De combinatie van het voldoen aan de wensen en het uurtarief bepaalt de top 3 of top 5 kandidaten.
Bij een opdracht met een ‘warme stoel’ worden vaak rare combinaties van eisen en wensen gesteld. Bijvoorbeeld 8 jaar overheidservaring en 3 jaar ervaring bij een rederij, of een combinatie van studie politicologie en ervaring met dierengeneeskunde.
Wanneer je deze combinaties ziet, dan weet je al dat het gaat om een warme stoel. Reageren heeft dan echt geen zin. - Ervaring met bepaalde systemen of organisatieonderdelen van de opdrachtgever. Wanneer je geen ervaring hebt met maatwerksysteem XYZ of stadsdeel ABC, dan word je uitgesloten. Dit is dus duidelijk een opdracht die open staat voor opdrachtnemers die al eerder bij de opdrachtgever hebben gezeten.
- Een vastgesteld uurtarief. Op dat moment kun je je alleen nog maar onderscheiden op basis van de wensen. Bij ‘warme stoelen’ zijn de eisen zo geformuleerd dat de opdrachtnemer, aan wie de opdracht dus al informeel is gegund, maximaal kan scoren op de eisen.
Conclusie
Warme stoelen komen voor bij Dynamische Aankoopsystemen. Om geen tijd te verspillen is het belangrijk om deze warme stoelen te herkennen.