Wanneer je zaken doet via een Dynamisch Aankoopsysteem, dan is het van belang dat je je leveranciersdossier op orde hebt. Wat houdt dat leveranciersdossier precies in, wanneer wordt er naar gekeken en hoe houd je het actueel? Of te wel, doe draag je daar zorg voor?
Wat is het leveranciersdossier?
Het leveranciersdossier bestaat uit alle informatie over jou die komt kijken bij het inschrijven én het werken met Dynamische Aankoopsystemen. Wat houdt dat leveranciersdossier dan in?
- Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Dit formulier vul je in wanneer je wilt zaken doen via een Dynamisch Aankoopsysteem. Het is een soort eigen verklaring over de status van je bedrijf. Wanneer je bedrijf bijvoorbeeld verhuist, dan moet je het UEA bijwerken!
- Uittreksel van de Kamer van Koophandel. Het digitaal gewaarmerkt uittreksel van de Kamer van Koophandel toont aan dat je daadwerkelijk als bedrijf bent ingeschreven.
- Gedragsverklaring Aanbesteden. Dit document, afgegeven voor Dienst Justis van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, toont aan dat je nooit hebt gerommeld met aanbestedingen.
- Verklaring Betalingsgedrag Nakomen Fiscale Verplichtingen. Dit document, afgegeven door de Belastingdienst, toont aan dat je altijd netjes op tijd je belastingen hebt betaald.
- Verzekeringspolis. Dit doucment, afgegeven door je verzekeringsmaatschappij, toont aan dat je voldoende verzekert bent tegen bedrijfsaansprakelijkheid en/of beroepsaansprakelijkheid.
Daarnaast kunnen er nog aanvullende eisen zijn, zoals ISO certificeringen.
Wanneer is het leveranciersdossier van belang?
Er zijn drie momenten waarop het leveranciersdossier van belang is:
- Bij de toelatingsprocedure tot het Dynamisch Aankoopsysteem. Je wordt enkel toegelaten wanneer je aan de toelatingseisen hebt voldaan. En dat kan nogal eens verschillend zijn: bij het ene Dynamische Aankoopsysteem is enkel het UEA verplicht, bij het andere Dynamische Aankoopsysteem moet je het gehele leveranciersdossier gelijk overleggen.
- Bij het doen van een aanbieding. Wanneer je een aanbieding doet, dan kijkt de opdrachtgever als eerste of je leveranciersdossier nog steeds actueel is. Is je KVK uittreksel ouder dan 6 maanden, of is je verzekeringspolis nog van vorig jaar? Dan is dat gelijk een uitsluitingsgrond!
- Bij de gunning van een opdracht. Bij de gunning van de opdracht kan om aanvullende gegevens worden gevraagd. Vaak is dat bij Dynamische Aankoopsystemen met relatief lage toelatingseisen, dus bijv. enkel het UEA. Krijg je de opdracht gegund, dan moet je bijv. binnen één week het gehele leveranciersdossier aanleveren.
Veelgemaakte fouten met het leveranciersdossier
Het actueel houden van het leveranciersdossier is dus van groot belang, niet alleen bij de toelating maar ook gedurende de looptijd van het Dynamisch Aankoopsysteem. Toch kan het nogal eens mis gaan:
- Verklaringen zijn verouderd. Zoals aangegeven, een verklaring heeft een bepaalde geldigheid. Zo mag een Verklaring Belatingsgedrag Nakomen Fiscale Verplichtingen bij de meeste Dynamische Aankoopsystemen niet ouder zijn dan 6 maanden, en bij sommige andere Dynamische Aankoopsystemen niet ouder dan 3 maanden! Is een verklaring te oud? Dan is dat een uitsluitingsgrond, of te wel, je komt niet meer voor de opdracht in aanmerking.
- Verklaringen te laat opvragen. Het kan soms even duren voordat een verklaring wordt afgegeven, zoals de Gedragsverklaring Aanbesteden. Dit kan tot 6 weken duren. Hetzelfde geldt voor de Verklaring Betalingsgedrag Nakomen Fiscale Verplichtingen: uit ervaring weten we dat de Belastingdienst soms een verzoek kwijt raakt of niet aan de termijn van 10 werkdagen kan voldoen.
Hoe houd je het leveranciersdossier actueel?
Wanneer je gaat werken met Dynamische Aankoopsystemen, zorg er dan voor dat je van begin af aan een routine inricht voor het actueel houden van de verklaringen. Agendeer tijdig dat je nieuwe verklaringen gaat opvragen.
Houd er ook rekening mee dat je bij sommige Dynamische Aankoopsystemen eerst je toelating tot het Dynamisch Aankoopsysteem moet terugtrekken, en opnieuw moet indienen!
Alternatief is het gebruik van de diensten van DAS-Service. Wanneer je kiest voor DAS-Beheer, dan zorgt DAS-Service ervoor dat al je verklaringen actueel zijn, en dat je op die manier dus nooit meer een opdracht mis loopt. Meer weten? Neem contact met ons op!
Conclusie
Het belang van het leveranciersdossier wordt nogal eens onderschat. Veel ondernemers denken dat ze er van af zijn nadat ze zijn toegelaten. Niet waar dus: ook gedurende de looptijd van het Dynamisch Aankoopsysteem moet het actueel blijven, anders kan het een keiharde uitsluitingsgrond zijn. Zorg er dus voor dat je leveranciersdossier altijd actueel is!